Notre équipe est petite : quatre personnes au bureau à plein temps, un gourou de l’entretien et un responsable de bureau à temps partiel.
Mais ne vous laissez pas tromper par notre taille. Dans cette équipe de six personnes, nous faisons tout! Mais la clé de notre succès réside dans la communication.
Comme nous travaillons ensemble si étroitement (tant sur le plan physique que dans le cadre de nos processus de travail), nous pourrions facilement dire que la communication va de soi. Une façon de ne pas tomber dans ce piège est de tenir des réunions d’équipe.
Alors même si nous sommes une petite équipe, nous tenons des réunions hebdomadaires. Celles-ci ont évolué et sont en perpétuel changement, mais deux caractéristiques demeurent toujours les mêmes, soit le but propre du travail d’équipe et la communication.
Il existe plusieurs écoles de pensée sur les réunions d’équipe:
On peut juger qu’elles prennent trop de temps ou que l’ordre du jour est trop chargé,
ou
on peut penser qu’elles permettent de prendre des décisions plus rapidement ou de renforcer les liens au sein de l’équipe.
Quel que soit votre point de vue, certaines choses sont claires : sans un ordre du jour établi et des objectifs précis en tête, une réunion peut déraper, rapidement. C’est pourquoi les réunions d’équipe sont mal perçues et que vous avez probablement gémi quand j’ai abordé le sujet.
La plupart des employés trouvent que les réunions d’équipe sont non seulement une perte de temps, mais qu’elles tombent au mauvais moment ou qu’elles sont mal dirigées. Mais imaginez si vos réunions d’équipe devenaient non seulement une routine pour l’équipe, mais qu’elles occupaient une place de choix dans la semaine de tous!
Règle générale, une bonne gestion des réunions d’équipe entraîne un meilleur rendement, un meilleur service à la clientèle et une réduction des coûts.
Même en sachant que vous pourriez atteindre un seul de ces objectifs, cela ne vaudrait‑il pas la peine d’essayer?
On peut gérer correctement une réunion de bien des manières; l’important est de trouver celle qui convient le mieux à votre équipe. Est-ce une réunion hebdomadaire? Quotidienne? Une demi-journée? Une réunion debout? À l’intention de tout le personnel ou réservée à un projet particulier?
En outre, si vous prenez le temps de tenir une réunion, faites‑le correctement. Préparez des questions du genre :
« Êtes‑vous débordés »?
« De quelles ressources ou informations avez‑vous besoin pour mieux fonctionner »?
La clé du succès repose sur l’engagement et la productivité de tous les membres de l’équipe.
Nous avons récemment modifié nos réunions pour qu’elles soient davantage axées sur les processus. Ainsi, nos réunions sont plus brèves et ont un but plus précis, mais elles comportent encore un ordre du jour, des objectifs clairs et des outils de compte rendu afin de permettre aux autres membres de l’équipe de suivre les progrès à distance.
Un des aspects que je préfère dans nos réunions d’équipe est le fait que nous prenons tous le temps de relater une victoire personnelle obtenue pendant la semaine précédente, et de souligner un service qu’un collègue nous a rendu.
Quelle belle façon de se rappeler pourquoi nous sommes tous ici.
